Outreach Planning Checklist Outreach Planning Checklist
Purpose of Communications
❑ What are we trying to accomplish: create awareness, inform, learn people's attitudes?
Target Audience
❑ Who are we talking to? (Demographics, lifestyle, etc.)
Competition
❑ What could get in the way of communicating?
Attitudes We Need to Change
❑ What are current citizen attitudes that are barriers to making desired response?
Action We Want Them to Take
❑ What specific thing do we want recipients of our message to do?
Key Benefit
❑ What is the single most compelling idea about this product, service?
Reasons to Believe
❑ What are specific support points that make the key benefit believable to the target?
Tone and Manner
❑ How should this communication "sound" — energetic, sophisticated, humorous, cool?
Required Information
❑ What information must be included in the communications: logo, phone numbers,
address, legal disclosures, photos, etc.?)
�rrr
When citizens help make decisions,
the decisions endure or are lasting.
Democracy process is messy, but it is lasting.
Decisions are made based on people's values.
Meetings - presentations
4 Different types of meetings/different goals
✓ Informational
✓ Advisory
✓ Problem-solving
Be very clear about expectations and results.
Certainty and consistency will gain public trust.
-� Leadership - the key to successful public meetings
✓ Chair acts as host, sets the tone
✓ Facilitator sets the agenda and the ground rules, enables all to partake
✓ Discussion leader guides smaller groups
✓ Recorder keeps an objective record
Getting the word out-What will work for you?
▪ Creating the proper environment
✓ Satisfactory site
✓ Convenient time
Now ✓ Refreshments
✓ Minimize the symbols of power
✓ Consciously mix people with different backgrounds
Making effective presentations
✓ Choose presenters carefully
✓ Help people feel free to ask questions
✓ Use audiovisuals to enhance information
✓ Use short phrases and strong colors
✓ Provide many methods of interaction and input
4 Dealing with citizen attendees
✓ Treat each participant with respect
✓ Keep a sense of humor
✓ Show good will
✓ Be firm in advancing the aims of the meeting and guarding the rights of the majority
4 Positive media relations
✓ Understand what they need, and how you can help one another
4 Written tools
✓ Cost
✓ Distribution
✓ "Shelf-life"
Mediation: NOTthe same as citizen participation.
A conflict resolution process in which a mediator helps Individuals or teams
explore ways to resolve their differences and reach an agreement that best meets
all their interests
Now4 Create a safe environment
▪ Acknowledge differences
4 Reduce obstacle to communication
Create and examine options
▪ Develop realistic and mutually satisfying solutions
4 Be a model for others
Loreen\H:\DOCS\Indonesia\Citizen Involvement Training\Citizen Participation Outline Indonesian&English.doc
Nrrr
'11rwr
Daftar Rencana Yang Ingin Dicapai
Tujuan Komunikasi
❑ Tujuan apa yang ingin kita capai: menanamkan kesadaran, memberikan informasi
atau mempelajari karater masyarakat?
Target Dari Proses Komunikasi
❑ Kepada siapa kita akan berkomunikasi? (Pelajari dan pahami asal-usul peserta dan
latar belakang sosiainya)
Kendala
❑ Hal apa yang bisa menjadi penghalang atau kendala dalam berkomunikasi?
Sikap Yang Perlu Kita Rubah
❑ Sikap masyarakat seperti apa yang sekarang ini sering menjadi penghalang untuk
menghasiikan respon yang diharapkan?
Tindakan Yang Kita Harapkan Dari Masyarakat
❑ Tindakan atau respon yang seperti apa yang kita harapkan dari masyarakat seteiah
menerima informasi atau pesan yang kita sampaikan?
Manfaat Atau Kelebihan
❑ Apa manfaat dan kelebihan utama dari sebuah produk atau pelayanan?
Alasan Untuk Percaya
❑ Apa yang menjadi alasan atau bukti pendukung agar masyarakat percaya akan
manfaat dan kelebihan dari produk atau pelayanan yang kita tawarkan?
Suasana Dan Sikap
❑ Bagaimana caranya agar proses komunikasi berjalan dengan penuh semangat,
sesuai dengan aturan, menarik dan tetap disertai dengan suasana humor?
Informasi Yang Dibutuhkan
❑ Informasi apa yang akan dimuat dalam komunikasi: logo, nomor telepon, alamat,
lampiran resmi, photo, dsb?
Ketlka warga masyarakat berpartisipasi dalam menentukan keputusan,
keputusan tersebut akan berlangsung lama,
Proses demokrasl memang berbellt bel/t, tetapi akan terus berlangsung.
Keputusan diambl/berdasarkan nl/a/-n1/al dart masyarakat.
Pertemuan - Presentasi
➢ Perbedaan Tujuan Pertemuan/ Hasil Yang Ingin Dicapai
✓ Memberikan informasi
✓ Memberikan arahan dan panduan
✓ Memecahkan suatu permasalahan
Tujuan dan Has/l yang Ingln d/capal harus je/as
Kepastian dan konsistens/akan meningkatkan kepercayaan masyrakat.
➢ Kepemimpinan - adalah kunci sukses dari sebuah pertemuan
✓ Pemimpin rapat bertindak sebagai pimpinan dan mengontrol jalannya pertemuan.
✓ Fasilitator bertugas menetapkan agenda dan aturan pertemuan, sehingga
memungkinkan setiap peserta untuk dapat berpartisipasi.
✓ Pemimimpin diskusi memandu jalannya diskusi dalam kelompok-kelompok yang
lebih kecil.
✓ Notulis bertugas mencatat dan menyimpan data mengenai hasil pertemuan.
➢ Sampaikan Informasi atau tujuan yang ingin dicapal - Metode apa yang akan digunakan?
➢ Ciptakan pertemuan yang nyaman
✓ Tempat pertemuan yang memadai
✓ Waktu yang tepat
✓ Tersedianya konsumsi (makanan atau minuman ringan)
✓ Tidak menampilkan simbol kekuasaan (jabatan)
✓ Sadar bahwa peserta pertemuan adalah campuran dari berbagai macam latar
belakang yang berbeda
➢ Ciptakan presentasi yang efektif
✓ Pilihlah presenter dengan selektif
✓ Ciptakan suasana yang membuat para peserta merasa bebas untuk mengutarakan
pertanyaan atau pendapat
✓ Gunakan audio-visual untuk meningkatkan pemahaman akan informasi yang
disampaikan
Nrav
✓ Gunakan kalimat yang singkat dan warna yang terang(jelas)
✓ Gunakan metode interaksi dan masukan
➢ Berkomunikasl dengan peserta yang berasal dari warga masyarakat umum
✓ Hargai dan hormati setiap peserta pertemuan
✓ Ciptakan suasana humor
✓ Tunjukan itikad baik
✓ Bersikap tegas dalam menekankan tujuan dari pertemuan dan keputusan dari
kelompok mayoritas akan dilindungi.
➢ Hubungan positif dengan plhak yang berperan sebagai penengah
✓ Pahami apa yang mereka perlukan dan bagaimana caranya saling bantu dengan
yang lain
➢ Penggunaan alat bantu tulisan
✓ Biaya
✓ Distribusi (penyebaran)
✓ Masa berlaku ("Shelf-life")
Mediation (Penyelesaian perselisihan/ pertentangan) - TIDAKSAMA maknanya dengan
partisipasi masyarakat.
Resolusl Konfllk/Penyelesalan persellslhan adalah proses dimana plhak yang
berperan sebagal penengah membantu Individu atau group yang berbeda
pendapat untuk dapat mengatasi perbedaan dl antara mereka sehlngga dapat
mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah plhak.
✓ Ciptakan keadaan yang aman
✓ Sadari adanya perbedaan pikiran atau pendapat
✓ Hindari hal-hal yang dapat menghambat jalannya proses komunikasi
Now ✓ Tetapkan dan pertimbangkan alternatif penyelesaian
✓ Kembangkan pemecahan masalah yang masuk akal dan dapat memuaskan semua
pihak
✓ Jadilah contoh bagi yang lain