Memorandum of Understanding Addendum No. 1 NOTA KESEPAHAMAN MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
ADDENDUM NO.1 ADDENDUM NO. 1
Pemerintahan Kota Samarinda,Kalimantan Timur,Indonesia Government of Kota Samarinda,Indonesia
with with
City of Tigard,Oregon,USA City of Tigard,Oregon,USA
untuk for
Program Internasional Pemberdayaan Kota International Resource Cities Program
DISETUJUI AGREED
1. MENGINGAT,Kota Samarinda dan Kota Tigard,Oregon telah menandatangani WHEREAS, Kota Samarinda, Indonesia, and the City of Tigard, Oregon, USA,
Nota Kesepahaman pada tanggal 16 Pebruari,2002,sebagai mitra kerja untuk signed a Memorandum of Understanding on February 16, 2002, as partners in the
program pemberdayaan kota(Resource Cities Program)yang disponsori oleh Resources Cities Program (RCP) sponsored by the International City/County
Internasional City/County Management Association(ICMA);dan Management Association(ICMA); and
2. MENGINGAT,pada tanggal 16 Pebruari 2002,Nota Kesepahaman mencakup WHEREAS, the February 16, 2002, Memorandum of Understanding included an
rencana pelaksanaan untuk kerjasama tehnik yang meliputi partisipasi masyarakat, action plan for technical cooperation in the areas of citizen participation,
program daur ulang,manajemen keuangan,dan manajemen sumber daya;dan community recycling, financial management,and resource management;and
3. MENGINGAT,delegasi yang mewakili pemerintahan kota Samarinda,telah WHEREAS, a delegation representing the government of Kota Samarinda,
mengunjungi Kota Tigard,Oregon,USA,pada tanggal 21 Juni 2002 untuk Indonesia, visited the City of Tigard, Oregon, USA, in June 2002 to receive
mendapatkan informasi dan pelatihan berkenaan dengan peningkatan partisipasi technical information and training in the areas of citizen participation, community
masyarakat,proses pelaksanaan daur ulang,pelaksanaan manajemen keuangan dan recycling, financial management,and revenue management;and
pendapatan.
WHEREAS, representatives of the governments of Kota Samarinda, Indonesia, and
4. MENGINGAT,wakil dari pemerintahan Kota Samarinda,Indonesia dan Kota the City of Tigard, Oregon, USA, agree to amend the Memorandum of
Tigard,Oregon,USA,setuju untuk melaksanakan Nota Kesepahaman yang Understanding to include results for the action steps listed herein.
mencakup tahap pelaksanaan seperti yang tersebut di bawah Mi.
ACTION STEPS:
TAHAP PELAKSANAAN:
Develop an improved citizen participation process based on communication
Mengembangkan dan meningkatkan neranan masvarakat vand didasarkan between the citizen and city staff using more effective means.
pada komunikasi antara masvarakat dan staf kota secara efektif.
1. Educate all city staff on the present city vision and how to involve the
1. Melatih semua staff pemerintah kota untuk memahami dan dapat citizen in the evaluation and update of the vision.
menyampaikan visi kota serta bagaimana melibatkan masyarakat untuk
mengevaluasi dan melakukan penyesuaian terhadap visi tersebut. Indicator: All staff are briefed and understand the vision and how it
indikator: Semua staf diberikan penjelasan sehingga mengerti dan will be evaluated and updated.
memahami. Indicator: Staff from all city departments assist in the vision
bagaiman visi tersebut dievaluasi dan direvisi. evaluation process and drafting of vision
Indikator: Staf dari semua dinas membantu proses evaluasi dari visi accomplishments.
dan membuat draft bagaimana visi tersebut dilaksanakan. Indicator: The vision document includes an enhanced public
Indikator: Dokumen visi mencakup proses meningkatkan peran sena involvement process.
masyarakat.
Hasil: Lebih banyak staff yang dilatih untuk menyampaikan tujuan Result: More staff is educated on the present city vision with a
dari visi kota yang telah dirangkum dalam bentuk buku written summary of the goals that each department head
saku,sehingga para kepala bagian dapat membagikannya shares with department employees by September 2002.
kepada masing-masing pegawai di bagian terkait. Kegiatan Result: The 5-year plan on the vision will be completed by
ini akan dimulai pada bulan September 2002. Samarinda staff for evaluation by Tigard staff in October
Hasil: Rencana 5 tahun dari visi akan diselesaikan dan hasil 2002.
pelaksanaannya akan dievaluasi oleh staff dari Kota Tigard Result: A Budget Committee will be formed comprised of 15
pada bulan Oktober 2002. City Councilors and 15 citizens that will share
Hasil: Panitia Anggaran akan segera dibentuk yang terdiri dari information on the budget with citizens and provide a
unsur masyarakat dan anggota dewan yang akan berbagi process for two-way communication with citizens on the
informasi mengenai anggaran kepada masyarakat dan budget.
melaksanakan proses komunikasi dua arab dengan warga
mengenai anggaran.
2. Mengadakan program pelatihan untuk para kepala dinas/unit/kantor/bagian 2. Train key management staff in all city departments in effective dispute
untuk dapat melakukan proses komunikasi dan mengatasi perselisihan resolution and communication techniques.
pendapat secara efektif.
Indikator: Para kepala dinas/unit/kantor/bagian akan dilatih untuk Indicator: Key management staff from all city departments are
dapat melakukan proses komunikasi dan dapat mengatasi trained in effective dispute resolution and
perselisihan pendapat secara efektif. communication techniques.
Indikator: Para kepala dinas/unit/kantor/bagian yang sudah Indicator: Trained staff are capable of training other city staff so
mendapatkan pelatihan akan melatih kembali staff lainnya that by March 2003 all technical and professional staff
sehingga pada bulan Maret 2003 semua staf profesional are trained.
sudah mendapatkan pelatihan.
Result: Tigard will develop training materials to conduct
Hasil: Samarinda akan memberikan daptar peserta pelatihan,latar facilitation training in Samarinda in October 2002.
belakang dan masalah-masalah yang menjadi topik Result: Samarinda will identify 25 key staff/citizens by August
pembahasan pada pelatihan tersebut kepada staf kota Tigard 2002 that will attend facilitation training in Samarinda in
pada bulan Agustus 2002. October 2002.
Hasil: Samarinda akan menetapkan 25 orang yang terdiri dari Result: Samarinda will provide Tigard staff with relevant
kepala divas/unit/kantor/bagian atau anggota masyarakat background on staff and issues by August 2002 for
pada bulan Agustus 2002,yang akan mengkuti pelatihan preparation of training materials.
sebagai fasilitator pada bulan Oktober 2002.
Hasil: Samarinda akan memberikan data para peserta pelatihan dan
masalah-masalah lainnya yang akan diselesaikan kepada
Tigard staf pada bulan Agustus 2002.
3. Menggunakan visi sebagai langkah awal untuk memulai sebuah program 3. Using the vision as a starting point, initiate a
dimana para aparat pemerintah dapat bertemu dengan masyarakat umum program where city employees meet with the public
dan melakukan proses komunikasi yang membicarakan visi dan bagaimana and facilitate communication on the vision and how it
visi tersebut dievaluasi dan direvisi. will be evaluated and updated.
Indikator: Proses evaluasi dan revisi terhadap visi akan diberitahukan Indicator: The process for evaluating and updating the vision is
kepada masyarakat umum. made known to the public.
Indikator: Serangkaian pertemuan yang melibatkan masyarakat umum Indicator: A series of community meetings involving citizens and
dan staff kota untuk membicarakan visi akan dilaksanakan. trained city staff to discuss the vision are held.
Indikator: Pemerintah kota akan menyusun daftar anggota masyarakat Indicator: A list of key citizen contacts representing all city
yang mewakili semua unsur dalam wilayah kota,seperti geographic, religious, business interests, and
tokoh agama,pengusaha,organisasi masyarakat,organisasi organizations is compiled and made available to city
kepemudaan,LSM(Lembaga Masyarakat)dan organisasi departments.
lainnya.
Result: Begin community meetings with trained city staff on the
Hasil: Terlaksananya pertemuan antara staf kota yang sebelumnya vision in August 2002.
telah diberikan pelatihan dengan masyarakat untuk Result: The "Community Empowering Citizens" process is
membicarakan visi. nearly complete.
Hasil: Peraturan daerah mengenai Lembaga Pemberdayaan
Masyarakat sedang dalam proses penyelesaian.
4. Mengembangkan dan menerapkan keterlibatan masyarakat pada setiap 4. Develop and adopt a citizen involvement process for all city departments
bagian untuk mendapatkan masukkan mengenai pelaksanaan proyek dan which calls for obtaining input on projects and plans, reporting issues,
melaporkannya kembali kepada masyarakat paling sedikit setahun sekali plans, and successes and reports back to the public at least annually
melalui proses penetapan anggaran dan hasil yang sudah dicapai oleh dinas. through the budget process on department performance.
Indikator: Akan ditunjuk seorang kordinator yang bertugas untuk Indicator: A citizen involvement coordinator is designated and
mengkoordinir pemberdayaan masyarakat,dan kordinator allocated sufficient authority to compel department
tersebut memiliki autoritas yang cukup untuk melakukakan cooperation in carrying out the city's citizen
kerjasama dengan dinas-dinas lainnya. involvement plan.
Indikator: Masing-masing dinas telah menerapkan program yang Indicator: Each department has an adopted citizen involvement
melibatkan masyarakat yang dikoordinir oleh kordinator plan which is approved by the citizen involvement
pemberdayaan masyarakat. coordinator.
Indikator: Rencana Anggaran untuk tahun 2004 mencakup ukuran Indicator: The city budget for 2004 includes measurable and useful
kinerja yang berguna untuk masing-masing program performance measures for each program budget.
anggaran.
Result: Mochdar Hasan will be designated citizen involvement
Hasil: Akan ditunjuk sebagai kordinator pemberdayaan masyarakat coordinator until a permanent appointment is made.
sampai terbentuknya lembaga resmi yang bertugas Result: A draft of a citizen involvement plan for the planning
menangani tugas tersebut. department will be completed by October 2002.
Hasil: Draft mengenai rencana pemberdayaan masyarakat akan Result: The Finance Director will include measurable and useful
diselesaikan pada bulan Oktober 2002. performance measures for each program budget in the
Hasil: Kepala Bagian Keuangan akan menyampaikan hasil kenerja 2004 Samarinda budget.
yang berguna untuk setiap penyusunan anggaran untuk pada
Anggaran 2004.
Melaksanakan urogram nelatihan di masing-masing bagian(in-house training)
untuk meningkatkan nroses akunting dengan Denekanan keoada double-entry Develon an in-house training program to improve Samarinda accounting
akunting. practices with emphasis on double-entry accounting.
1. Melatih staff akunting Samarinda untuk melaksanakan praktek akunting
yang baik dengan penekanan pada double-entry accounting. 1. Train Samarinda accounting staff in best accounting practices with a focus
on double-entry accounting.
Indikator: Dua orang bagian keuangan kota Samarinda akan Indicator: A Samarinda staff person receives two-week on-the-job
mendapatkan pelatihan di Tigard. training in Tigard.
Indikator: Bagian keuangan kota Samarinda akan melaksanakan Indicator. Samarinda staff develops in-house training program.
program pelatihan di instansinya(in-house training). Indicator: Samarinda staff presents in-house training to other
Indikator: Bagian keuangan kota Samarinda akan memberikan Samarinda accounting staff with assistance from Tigard
pelatihan kepada staff yang lainnya dengan dibantu oleh staff.
staff akunting dari Tigard.
Result: Samarinda Finance Division staff will develop an in-
Hasil: Bagian keuangan kota Samarinda akan melaksanakan house training program and introduce the double-entry
program pelatihan di instansinya dan memperkenalkan accounting concept to staff by October 2002.
konsep akunting double-entry kepada staff yang lain. Result: Tigard staff will present training to Samarinda
Hasil: Staff dari Tigard akan memberikan training kepada bagian accounting staff in October 2002 reinforcing the double-
keuangan kota Samarinda pada bulan Oktober 2002 dan entry concept with examples of computerized double-
meningkatkan konsep double-entry dengan memberikan entry.
contoh sistem akutansi komputer double-entry. Result: Samarinda Finance Division staff will begin work with
Hasil: Bagian keuangan kota Samarinda akan mulai bekerja dengan Excel spreadsheets to track revenue and expenses to help
sistem aplikasi Excel untuk memonitor pendapatan dan in the reconciliation process by October 2002.
pengeluaran dalam membantu proses rekonsiliasi pada bulan Result: Work with Central Bank and Bank of America to help
Oktober 2002. provide software for receiving cancelled check vouchers
Hasil: Bekerjasama dengan Bank Pembangunan Daerah dan Bank on CD-ROM.
of America utk membantu memberikan perangkat lunak di
CD-ROM untuk pencairan cek.
MENGINGAT,Amandemen ini ditetapkan pada bulan tanggal 16 Pebruari 2002, WHEREAS, this amendment to the February 16, 2002, Memorandum of
Nota Kesepahaman telah disetujui dan ditandatangani di Tigard,Oregon,USA, Understanding is agreed to and signed in Tigard, Oregon, USA, USA, on June 25,
pada tanggal 25 Juni 2003,dengan dua dokument asli. 2002,with two originals.
KOTA TIGARD KOTA SAMARINDA
CITY OF TIGARD KOTA SAMARINDA
I/ digillIllIllPP'"
,t._ .I.r, . .:. / • '� _ 3
,t1 Grif , •a •r I Rusman Ya'qub,Vice Chair of Council 4 4 ,/. ,/�',li;;,ll:% _
V i Grif t' :4 o// Rusman Ya'qub,Vice Chair of Council
William Monahan,City Manager lchdar Hasan,Chairman City Planning Bd. j
William Mona an,City Manager Moch Hasan,Chairman City Planning Bd.
7(00(Kii 6e.1 C
Kemal Taruc,Partnership Manager ICMA 2��=FG � C / �
Kemal Taruc,Partnership Manager ICMA
I:\ADM\LIZ\INDONESIA\MEMORANDUM OF UNDERSTANDING-BOTH.DOC